Sie leisten wichtige Arbeit für junge Menschen. Damit das dauerhaft gelingt, muss die Finanzierung stimmen. In der Entgeltverhandlung entscheidet sich, ob Ihre Einrichtung wirtschaftlich arbeiten kann oder ob am Ende die Qualität leidet. Viele Träger gehen mit einem unguten Gefühl in dieses Gespräch, weil ihnen die Regeln und die eigene Verhandlungsposition nicht klar genug sind. Das muss nicht sein. Wer weiß, worauf es ankommt, verhandelt ruhiger und holt heraus, was der Arbeit angemessen ist.

Auf dieser Seite erfahren Sie, wie eine Entgeltverhandlung abläuft, wie ein tragfähiges Entgelt entsteht und mit welchen Mitteln Sie Ihre Position stärken. Sie ist als roter Faden gedacht, von der Vorbereitung über das Gespräch bis zur Schiedsstelle.

Das Wichtigste vorab

• Der Preis ergibt sich aus Ihrer Leistung und Qualität, nicht aus den Kosten der Vergangenheit.
• Leistung, Qualität und Entgelt gehören zusammen und lassen sich nicht getrennt betrachten.
• Sie verhandeln als gleichberechtigter Partner, nicht als Bittsteller in einem Antragsverfahren.
• Entgelte gelten für die Zukunft. Verluste werden nicht ausgeglichen, deshalb muss die Kalkulation nach vorn schauen.
• Kommt binnen sechs Wochen keine Einigung zustande, können Sie die Schiedsstelle anrufen.
• Eine klare, nachvollziehbare Kalkulation ist Ihr stärkstes Argument.

Worum es wirklich geht

Am Verhandlungstisch geht es um mehr als einen Tagessatz. Es geht um die Frage, ob Ihre Einrichtung die Leistung, die sie verspricht, auch vom Jugendamt bezahlt bekommt. Der Preis ist dabei das Ergebnis, nicht der Ausgangspunkt. Zuerst steht fest, welche Leistung Sie in welcher Qualität erbringen. Erst daraus ergibt sich, was sie kosten darf. Wer diese Reihenfolge dreht und mit einer Zahl bzw. mit einem Preis beginnt, verliert das wichtigste Argument, nämlich die Verbindung zwischen Leistung und Preis.

Leistungsgerecht ist nicht dasselbe wie kostendeckend

Das Gesetz verlangt leistungsgerechte Entgelte. Gemeint ist damit, dass sich der Preis an Art, Umfang und Qualität Ihrer Leistung orientiert. Das ist mehr als reine Kostendeckung. Ein höherer fachlicher Anspruch und ein größerer Leistungsumfang rechtfertigen auch ein höheres Entgelt. Gleichzeitig müssen Ihre notwendigen Kosten gedeckt sein, sonst können Sie die Leistung nicht dauerhaft erbringen. Beides gehört zusammen. Ihre Aufgabe in der Verhandlung ist es, diese Verbindung sichtbar zu machen.

Warum viele Leistungserbringer unter Wert abschließen

Die meisten Verhandlungen scheitern gar nicht am Jugendamt, sondern an der Vorbereitung. Wer über einen Tagessatz spricht, ohne die eigene Leistung genau beschrieben zu haben, hat kein tragfähiges Fundament für seine Forderung. Dann wirken Durchschnittswerte der Gegenseite plötzlich vernünftig, obwohl sie mit Ihrer Einrichtung nichts zu tun haben.

Dazu kommt die Haltung. Wer sich als Bittsteller fühlt, verhandelt auch so. Dabei sitzen Sie als gleichberechtigter Partner am Tisch. Diese Rolle können Sie aber nur ausfüllen, wenn Sie Ihre Zahlen kennen und wissen, wozu Ihr Gegenüber gesetzlich verpflichtet ist. Der öffentliche Träger muss ein bedarfsgerechtes Angebot sicherstellen. Ihr Abschluss liegt also nicht nur in Ihrem Interesse, sondern hilft dem Jugendamt, seine eigene Aufgabe zu erfüllen.

Leistung, Qualität und Entgelt gehören zusammen

Bevor über Geld gesprochen wird, hält die Leistungs- und die Qualitätsentwicklungsvereinbarung fest, welche personenbezogenen Dienstleistungen Ihre Einrichtung oder Ihr ambulanter Dienst überhaupt erbringt. Also welche Zielgruppe, welche Betreuung, welche Ausstattung und welches Personal mit welcher Qualifikation. Das ist Ihr stärkstes Argument. Denn ein Entgelt muss leistungsgerecht sein. Es bemisst sich an dem, was Sie leisten, nicht an dem, was die Arbeit früher gekostet hat.

Ein wichtiger Punkt dabei sind im stationären und teilstationären Bereich die Standards Ihrer Betriebserlaubnis. Sie bilden eine feste Untergrenze zum Schutz des Kindeswohls. Was dort verlangt wird, dürfen Sie mindestens (!) in Ihrer Kalkulation ansetzen, ohne sich dafür rechtfertigen zu müssen. Das Gleiche gilt für andere Pflichten, an die Sie gebunden sind, etwa aus dem Arbeitszeitrecht, dem Arbeitsschutz oder dem Datenschutz.

Wie ein tragfähiges Entgelt entsteht

Ein gutes Entgelt deckt die Kosten, die für die vereinbarte Leistung wirklich anfallen, und trägt auch Ihr unternehmerisches Risiko mit. Der Weg dahin ist immer derselbe. Von der beschriebenen Leistung über die nötige Personal- und Sachausstattung bis zum Preis pro Platz und Tag.

Drei Dinge machen Ihre Kalkulation stark:

• Jede Position ist so erklärt, dass Ihr Gegenüber sie prüfen kann.
• Begründung. Kosten, die durch Tarif, Gesetz oder Betriebserlaubnis vorgegeben sind, lassen sich nicht wegdiskutieren.
• Blick nach vorn. Entgelte gelten für die Zukunft. Tarifsteigerungen und absehbare Kostensprünge gehören eingerechnet, weil Sie später nicht einfach nachfordern können.

Was in die Kalkulation gehört

Damit nichts vergessen wird, lohnt sich der Blick auf die einzelnen Kostenblöcke.

• Personalkosten für Fachkräfte, Leitung und gegebenenfalls Nachtdienst, einschließlich Sozialabgaben und tariflicher Bindungen.
• Sachkosten für Unterkunft, Verpflegung, Ausstattung, Fahrten und pädagogische Angebote.
• Betriebs- und Verwaltungskosten auf Ebene der Einrichtung und des Trägers.
• Investitionsfolgekosten für Gebäude, Räume und Einrichtung.
• Ein angemessenes Wagnis, weil Sie das wirtschaftliche Risiko allein tragen.

Der größte Posten ist das Personal

Ein großer Teil Ihrer Kosten steckt im Personal. Entscheidend ist dabei die Nettojahresarbeitszeit, also die Zeit, die eine Fachkraft nach Abzug von Urlaub, Krankheit, Fortbildung und Feiertagen tatsächlich für die Betreuung zur Verfügung steht. Wer hier zu optimistisch rechnet, unterschätzt den Personalbedarf und damit den notwendigen Preis. Eine saubere Personalbemessung ist deshalb das Herzstück jeder Kalkulation. Unbedingt müssen auch die Regelungen des Arbeitszeitgesetzes bei der Ermittlung der Personalmenge Anwendung finden.

Rechnen Sie nach vorn, nicht nach hinten

Leistungsentgelte werden für einen zukünftigen Zeitraum vereinbart. Nachträglich wird nichts ausgeglichen. Verluste bleiben an Ihnen hängen, Überschüsse dürfen Sie behalten. Deshalb muss Ihre Kalkulation absehbare Entwicklungen enthalten, etwa Tarifsteigerungen, Preissteigerungen und geplante Investitionen. Ein angemessenes Wagnis gehört ebenfalls dazu, damit unerwartete Belastungen Ihre Einrichtung nicht sofort in Schieflage bringen. Hierzu gibt es mittlerweile eine höchstrichterliche Rechtsprechung des Bundesverwaltungsgerichts auf die Sie die Einpreisung von Risiko und Wagnis stützen können.

So läuft eine Verhandlung ab

Das Verfahren ist überschaubar, wenn man die Reihenfolge kennt.

1. Aufforderung
   Die Verhandlung beginnt erst, wenn eine Seite die andere schriftlich dazu auffordert.
2. Unterlagen
   Sie legen Ihre Leistungsbeschreibung und Ihre Kalkulation vor. Lange Dokumentenlisten des Jugendamts müssen Sie nur erfüllen, wenn sie auf dem Gesetz beruhen.
3. Zuständigkeit
   Verhandelt wird mit dem Jugendamt am Sitz Ihrer Einrichtung, nicht mit jedem einzelnen belegenden Jugendamt.
4. Gespräch
   Sie handeln aus, Sie stellen keinen Antrag. Sätze wie darüber verhandeln wir nicht sind nicht zulässig.
5. Frist
   Sechs Wochen. Kommt bis dahin keine Einigung zustande, steht Ihnen die Schiedsstelle offen.

Typische Taktiken des Jugendamts, und wie Sie reagieren

Öffentliche Träger arbeiten unserer Erfahrung nach mit wiederkehrenden Mustern. Wenn Sie diese kennen, überraschen diese Sie nicht mehr.

• Der Verweis auf Durchschnittswerte
  Antworten Sie mit den Besonderheiten Ihres Angebots, denn ein Durchschnitt bildet Ihre konkrete Leistung nicht ab.
• Der Hinweis auf leere Kassen
  Der Haushalt des Trägers ist kein rechtlicher Maßstab für ein leistungsgerechtes Entgelt.
• Zeitdruck
  Bleiben Sie bei Ihrer vorbereiteten Linie. Die Frist und die Schiedsstelle arbeiten für Sie, nicht gegen Sie.
• Das machen wir mit allen so…
  Einheitspauschalen widersprechen dem Grundsatz, dass jede Einrichtung einzeln zu betrachten ist.

Wenn Sie sich nicht einigen

Manche Verhandlungen ziehen sich, und das kann teuer werden, weil ein Entgelt nicht rückwirkend gilt. Hier hilft die Schiedsstelle. Sobald Sie sie anrufen, zählt für die spätere Vereinbarung der Tag Ihres Antrags. Wer auf Zeit spielt, verliert damit sein Druckmittel.

Die Schiedsstelle ist deshalb kein Scheitern, sondern ein legitimes Mittel, das Ihre Position stärkt. Sie unterstützt beide Seiten dabei, eine Einigung zu finden, und entscheidet über die strittigen Punkte, wenn das nicht gelingt. Wichtig ist, den Antrag rechtzeitig und gut vorbereitet zu stellen.

Nach der Verhandlung

Halten Sie das Ergebnis schriftlich fest und schicken Sie Ihrem Gegenüber ein Protokoll. So verstehen beide Seiten dasselbe, und Sie vermeiden späteren Streit über das Vereinbarte. Bleiben Punkte offen, klären Sie sie zeitnah und treiben die Umsetzung an. Eine saubere Nachbereitung zahlt auf die nächste Verhandlung ein, denn Entgelte sollten regelmäßig, meist nach etwa einem Jahr, überprüft und neu verhandelt werden.

Die 8 häufigsten Fehler

1. Über den Preis reden, bevor Leistung und Qualität klar beschrieben sind.
2. Die Vorgaben der Betriebserlaubnis nicht als feste Untergrenze der Kalkulation nutzen.
3. Die Nettojahresarbeitszeit zu hoch ansetzen und dadurch den Personalbedarf unterschätzen.
4. Tarif- und Preissteigerungen vergessen und später nicht mehr nachbessern können.
5. Durchschnittswerte des Jugendamts hinnehmen, statt die eigene Besonderheit zu zeigen.
6. Nicht bindende Dokumentenlisten wie eine gesetzliche Pflicht behandeln.
7. Die Sechs-Wochen-Frist verstreichen lassen, ohne die Schiedsstelle zu prüfen.
8. Ergebnisse nicht schriftlich festhalten und sich damit spätere Streitigkeiten einhandeln.

Wie IJOS Sie unterstützt

IJOS begleitet freie Träger der Kinder- und Jugendhilfe und der Eingliederungshilfe seit vielen Jahren durch Kalkulation und Verhandlung. Was uns von reiner Unternehmensberatung unterscheidet, ist die Verbindung aus juristischer Tiefe, betriebswirtschaftlicher Praxis und der täglichen Arbeit an genau diesen Fragen.

• Erfahrung aus einer Vielzahl begleiteter Verhandlungen und Konzeptionen.
• Eine eigene Kalkulationssystematik, die Leistung, Qualität und Kosten verbindet.
• Sichere Verfahrensführung bis hin zur Schiedsstelle.
• Fundiertes Fachwissen, festgehalten in vier Büchern und zahlreichen Fachartikeln.

Häufige Fragen (FAQ)

Ist die Entgeltverhandlung ein Bittstellungsverfahren?

Nein. Sie handeln als gleichberechtigter Partner aus. Pauschale Ablehnungen oder einseitige Vorgaben sind nicht zulässig.

Zählen für das Entgelt die Kosten oder die Leistung?

Die Leistung. Grundlage sind die vereinbarte Leistung und Qualität. Ihre notwendigen Kosten müssen dabei gedeckt sein.

Kann ich rückwirkend verhandeln?

In der Regel nicht. Eine Ausnahme gilt, wenn Sie die Schiedsstelle anrufen. Dann zählt der Tag Ihres Antrags.

Wann kann ich die Schiedsstelle einschalten?

Wenn sechs Wochen nach Beginn der Verhandlung keine Einigung zustande kommt.

Mit wem verhandle ich überhaupt?
Meistens mit dem örtlichen Träger der öffentlichen Jugendhilfe am Sitz Ihrer Einrichtung, nicht mit dem Jugendamt, das im Einzelfall belegt.

Wie oft sollte ich neu verhandeln?

Eine Überprüfung nach etwa sechs Monaten ist sinnvoll, damit Ihr Entgelt mit den Kosten Schritt hält.

Was, wenn ich mit dem Ergebnis nicht zufrieden bin?

Ein bestimmtes Verhandlungsergebnis lässt sich nie garantieren. Eine gute Vorbereitung und eine belastbare Kalkulation verbessern Ihre Ausgangslage aber deutlich.

Fachbücher und Veröffentlichungen

Hinter der Beratung von IJOS steht das Team um Dr. Frank Plaßmeyer, Philipp Seisler und Nicole Brockmann. Dr. Plaßmeyer beschäftigt sich seit mehr als 30 Jahren mit der Finanzierung und Steuerung sozialwirtschaftlicher Einrichtungen und hat sein Wissen in vier Fachbüchern und zahlreichen Fachartikeln festgehalten. Diese Erfahrung fließt in jede Beratung ein und ist der Unterschied zwischen allgemeinen Ratschlägen und fundierter Begleitung.

Dazu kommen zahlreiche Fachartikel zu Finanzierung, Kalkulation und Steuerung in der Kinder- und Jugendhilfe. Eine Auswahl finden Sie in unserem Blog und im Bereich Veröffentlichungen.